Bien-être

Réponse différée: pourquoi je sème le courrier électronique cette année


Demain, à cette heure

À: Collègues de travail, connaissances, amis et famille

BCC: Toute personne qui a mis mon nom sur une liste de diffusion massive

MATIÈRE: Je sors du courrier électronique et pourquoi vous devriez le faire aussi

Je peux localiser le moment exact du matin où mon battement de coeur s'accélère, mes épaules se contractent et mon stress s'aggrave. Il est généralement 9 heures lorsque j'arrive à mon bureau, allume mon ordinateur et ouvre mon courrier électronique. Cela ne devrait pas être une tâche particulièrement pénible, mais après avoir passé des semaines loin de mon écran pendant les vacances, je me suis rendu compte que c’était un déclencheur de stress sans faille - et je le laisse détourner mon matin tous les jours depuis neuf ans.

Cela peut sembler mélodramatique, mais la science suggère que ma réponse n'est pas isolée. Susan Weinschenk, Ph.D., raconte que le ping d'une notification par courrier électronique déclenche la dopamine, ce qui "vous rend curieux d'idées et alimente votre recherche d'informations" La psychologie aujourd'hui. "Le système dopaminergique est plus fort que le système opioïde. Vous avez tendance à chercher plus que ce que vous êtes satisfait."

Oui, cette réaction psychologique est réelle et pose un problème de productivité. Selon Weinschenk, cela provoque une "boucle de la dopamine", dans laquelle nous continuons à vérifier les courriels et à exécuter les tâches, qui ne constituent en réalité pas un progrès. En fait, une étude publiée dans le Harvard Business Review a révélé que retrouver une impulsion après une distraction numérique peut prendre, en moyenne, plus de 20 minutes.

Dès que j'ai commencé à mettre en place des périodes d'interdiction du courrier électronique - des heures où je n'avais pas le droit de vérifier ou de répondre aux messages -, ma productivité a augmenté, probablement parce que je fixais mon propre agenda. "Le courrier électronique consomme tellement de temps", déclare l'entrepreneur Tim Ferriss. "Premièrement, parce que c'est le programme de chacun pour votre temps, y compris souvent des urgences artificielles. Deuxièmement, le courrier électronique vous permet de vous leurrer en pensant que vous êtes productif." Il a un effet de tête de Medusa: pour chaque 10 courriels auxquels nous répondons et que nous supprimons, 10 autres germes à sa place.

Donc, pour l'instant, je demande à toutes les personnes que je connais de respecter mon espace numérique comme s'il s'agissait d'un espace personnel: envoyez-moi un courrier électronique indiquant le besoin de savoir (mettons fin aux BCC), soyez assuré que je répondrai lorsque le temps le permettra, et comprenez que ma priorité est de produire du bon travail, et non de déclencher une réponse par courrier électronique à une vitesse record. Voici le nouvel ensemble de règles sur lesquelles j'ai commencé à travailler et la raison pour laquelle elles pourraient également valoir votre temps.

RÈGLE 1: Définition des heures de retour au courrier électronique

Lorsque nous laissons les e-mails ouverts toute la journée, en arrière-plan pendant que nous travaillons sur d'autres tâches, la distinction entre deux modes de travail est floue: la proactive et la réactive. Le courrier électronique nous met dans un mode réactif: nous essayons constamment de nous rattraper, nous répondons à d'autres personnes, donnons suite à leurs demandes et examinons des messages pour déterminer ceux qui sont importants. En structurant ma journée autour des périodes de black-out des e-mails, je suis en mesure de faire en sorte que les tâches à valeur ajoutée reçoivent le plus de temps d'antenne.

Voici comment cela fonctionne dans la pratique:

9h-10h: Vérifiez vos courriels, répondez-les et limez-les.

10h-13h: Effectuer des tâches prioritaires (dans mon cas, classer un article ou faire une entrevue). Mes collègues me cinglent s'il y a une urgence.

1h30: Analysez les courriels et lisez / répondez aux messages en temps opportun.

13h30-17h00: Concentrez-vous sur les tâches secondaires.

17h-18h: Vérifiez vos courriels, répondez-les et rangez-les jusqu'à ce que la boîte de réception soit vide.

RÈGLE 2: Essayez la règle One-Touch

Cette règle est simple en théorie mais beaucoup plus difficile en pratique: une fois qu'un courrier électronique a été ouvert, vous devez le lire correctement, puis effectuer un suivi sur les actions et le classer sans exception. Cela peut sembler rigide, mais cette règle empêche l’accumulation d’emails, ce qui signifie que vous cesserez d’utiliser votre boîte de réception en tant que liste de tâches numériques. Au lieu de laisser des courriels pour vous rappeler de terminer une tâche, conservez une liste de tâches papier et archivez le courriel. J'ai trouvé très utile de cesser de procrastiner.

RÈGLE 3: Arrêtez de vous excuser

Au cours des premiers jours, en testant ma routine de messagerie (ou ma routine anti-messagerie), je me suis senti énormément coupable. Mais finalement, j'ai réalisé que très peu de courriels sont véritablement urgents et pour le communiquer, nous devons devenir de meilleurs expéditeurs. Désormais, lorsque j'envoie un courrier électronique urgent, j'identifie que le sujet est opportun et que je fixe un délai précis, en caractères gras, dans le message électronique.

Un mot qui est maintenant supprimé du vocabulaire de mon courrier électronique? Pardon. "Pour tant de femmes, les excuses sont inexorablement liées à notre conception de la politesse", écrit Sloane Crosley dans un article deNew York Times op-ed. Elle soutient que nous devrions cesser d'utiliser les excuses comme mot-clé peu significatif et utiliser un langage plus affirmé. Après tout, depuis l'abandon d'une routine de courrier électronique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, je me sens moins stressé, plus concentré et produis un meilleur travail que je ne l'ai depuis des mois - et il n'y a pas de quoi être désolé.